Microsoft 365 Preiserhöhung Juli 2026: Alle neuen Preise und was KMU jetzt tun sollten

Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Preise für die Microsoft-365-Business-Pläne erhöht. Business Basic stieg von 6,00 auf 7,00 Euro, Business Standard von 12,50 auf 14,00 Euro je Nutzer und Monat. Business Premium blieb bei 22,00 Euro unverändert.

Das klingt nach wenig. Bei 25 Arbeitsplätzen mit Business Standard sind es aber 450 Euro Mehrkosten im Jahr — und vor allem hat sich dadurch etwas verschoben, das die meisten Betriebe übersehen: Der Abstand zu Business Premium ist deutlich kleiner geworden.

Dieser Artikel fasst zusammen, was sich geändert hat, wann es Ihren Vertrag tatsächlich trifft und in welchem Fall ein Wechsel der Lizenzstufe Geld spart statt kostet.

Die neuen Preise im Überblick

Alle Angaben sind Netto-Listenpreise je Nutzer und Monat bei Jahresverpflichtung. Über Partner oder bei größeren Verträgen können die tatsächlichen Konditionen abweichen.

Auffällig ist die Systematik: Je günstiger der Plan, desto stärker die Erhöhung. Die Einstiegspläne verteuern sich prozentual am deutlichsten, während Business Premium als einziger Plan gar nicht angehoben wurde.

Warum Microsoft die Preise erhöht

Microsoft begründet die Anpassung mit Funktionen, die in die Pläne eingebaut wurden — insbesondere Copilot Chat, das nun fester Bestandteil der Office-Anwendungen ist und nicht als abwählbares Zusatzprodukt geführt wird. Dazu kommen Erweiterungen in den Bereichen Sicherheit und Geräteverwaltung.

Ob man diese Begründung überzeugend findet, hängt davon ab, ob man die neuen Funktionen nutzt. Ein Handwerksbetrieb, der Microsoft 365 im Wesentlichen für E-Mail und Dateiablage einsetzt, zahlt für Copilot Chat mit, ohne davon zu profitieren.

Wann trifft die Erhöhung meinen Vertrag?

Nicht sofort. Bestandskunden behalten ihren bisherigen Preis bis zur nächsten Vertragsverlängerung. Wer im März einen Jahresvertrag abgeschlossen hat, zahlt bis zum kommenden März den alten Preis.

Das ist die wichtigste praktische Konsequenz: Sie haben Zeit — aber ein Ablaufdatum. Der Moment der Verlängerung ist der richtige Zeitpunkt, die Lizenzierung einmal grundsätzlich zu prüfen. Danach ist sie wieder für ein Jahr festgeschrieben.

Ihr Verlängerungsdatum finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung → Ihre Produkte.

Der eigentliche Punkt: Der Abstand zu Premium ist geschrumpft

Vor der Erhöhung lagen zwischen Business Standard und Business Premium 9,50 Euro je Nutzer und Monat. Jetzt sind es noch 8,00 Euro. Gleichzeitig enthält Premium Bestandteile, die viele Betriebe neben Standard ohnehin separat einkaufen:

Die Rechnung ist damit schnell gemacht. Wer Business Standard nutzt und zusätzlich Defender und Intune einzeln bezahlt, liegt bei 14,00 + 2,50 + 7,00 = 23,50 Euro je Nutzer und Monat. Business Premium kostet 22,00 Euro — und enthält beides.

Ein Rechenbeispiel mit 25 Arbeitsplätzen

Dazu kommt ein Effekt, der sich nicht in der Tabelle abbilden lässt: Ein Vertrag statt drei, eine Verwaltungsoberfläche statt drei, ein Verlängerungsdatum statt drei.

Rechnen Sie Ihren eigenen Fall durch: Unser Microsoft-365-Kostenrechner zeigt in 30 Sekunden, was die Erhöhung Sie kostet und ob ein Wechsel auf Premium lohnt.

Wann sich ein Wechsel nicht lohnt

Damit es nicht einseitig wird — Premium ist nicht immer die Antwort:

• Sie nutzen Basic und brauchen keine Desktop-Office-Programme. Dann ist der Sprung auf Premium unverhältnismäßig. Basic bleibt trotz Erhöhung die günstigste Variante.
• Sie kaufen keine Sicherheitsprodukte dazu. Ohne Defender, Intune oder Entra ID P1 bleibt Standard schlicht günstiger.
• Sie haben gemischte Anforderungen. Häufig ist eine Mischung sinnvoll: Premium für Geschäftsführung und Buchhaltung, Basic für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz. Microsoft erlaubt unterschiedliche Pläne innerhalb eines Mandanten.

Drei Fehler, die wir immer wieder sehen

1. Lizenzen für Personen, die es nicht mehr gibt. In fast jeder Prüfung finden wir aktive Lizenzen ehemaliger Mitarbeiter. Bei 14 Euro im Monat sind das je Karteileiche 168 Euro im Jahr.

2. Die Annahme, Microsoft sichere die Daten. Microsoft betreibt die Infrastruktur, verantwortet aber nicht die Wiederherstellbarkeit Ihrer Inhalte. Gelöschte Postfächer oder von Ransomware verschlüsselte Dateien sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen weg. Ein separates Backup ist auch bei Premium nötig.

3. Frontline-Pläne übersehen. Für Beschäftigte ohne festen Bildschirmarbeitsplatz — Produktion, Lager, Außendienst — gibt es deutlich günstigere Frontline-Lizenzen. Viele Betriebe lizenzieren dort unnötig hoch.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Verlängerungsdatum feststellen (Admin Center → Abrechnung → Ihre Produkte). Das ist Ihr Stichtag.
2. Lizenzen zählen und mit der Mitarbeiterliste abgleichen. Karteileichen deaktivieren.
3. Zusatzprodukte auflisten, die Sie neben Microsoft 365 zahlen — Virenschutz, Geräteverwaltung, Backup, Archivierung.
4. Gegenrechnen, ob Premium in Summe günstiger ist. Der Kostenrechner nimmt Ihnen das ab.
5. Rechtzeitig entscheiden — nach der Verlängerung ist die Stufe wieder für zwölf Monate festgeschrieben.

Häufige Fragen

Gilt die Erhöhung auch für bestehende Jahresverträge? Nein. Bestandskunden zahlen den bisherigen Preis bis zur nächsten Verlängerung. Erst dann greift der neue Preis.

Kann ich der Erhöhung durch einen längeren Vertrag entgehen? Nur begrenzt. Eine Verlängerung zum alten Preis vor dem Stichtag kann den Zeitpunkt verschieben — ob das im Einzelfall möglich ist, hängt von Vertragsform und Partner ab.

Ist Business Premium für einen Betrieb mit fünf Leuten sinnvoll? Häufig ja, wenn mit sensiblen Daten gearbeitet wird — etwa in einer Steuerkanzlei oder Arztpraxis. Die enthaltene Geräteverwaltung erlaubt es, ein verlorenes Notebook aus der Ferne zu löschen. Das ist bei kleinen Teams nicht weniger wichtig als bei großen.

Wir nutzen noch Exchange auf einem eigenen Server. Lohnt der Wechsel jetzt? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Steht ohnehin ein Hardwaretausch an, ist der Umstieg fast immer wirtschaftlich. Bei frisch angeschaffter Hardware kann es sinnvoll sein, den Server auszureizen. Wir rechnen beide Varianten durch, bevor Sie entscheiden.

Fazit

Die Erhöhung ist für sich genommen verkraftbar. Interessanter ist die Verschiebung: Weil Business Premium als einziger Plan im Preis blieb, ist die Stufe für alle Betriebe attraktiver geworden, die Sicherheitsfunktionen ohnehin zukaufen. Wer die Verlängerung ungeprüft durchlaufen lässt, verschenkt in vielen Fällen Geld — und zwar für ein weiteres volles Jahr.

Als Microsoft-Partner aus Langenfeld prüfen wir das für Betriebe im Rheinland. Wir verkaufen keine Lizenzen auf Provision, sondern rechnen durch, welche Stufe zu Ihrer tatsächlichen Nutzung passt. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts.

Stand der Preisangaben: 25. Juli 2026. Es handelt sich um Netto-Listenpreise; tatsächliche Konditionen können je nach Vertrag und Partner abweichen.